文档格式规范

Wangyihuai

文档格式规范

1.标题分级

文档标题一般最深到5级标题，这5级标题的格式应该通过“ ”→“ ”设置。标题一律设为自动更新，表1以正文为小四号字为例说明各级标题格式，若正文是5号字，则字号相应变动。

表1 标题格式列表
标题	例	中文字体	西文字体	字号	首行缩进	段前段后	对齐方式
标题1	1 内容	黑体	Arial	小二	不缩进	各0.5行		居中
标题2	1.1内容	黑体	Arial	三号	不缩进	各0.3行		左对齐
标题3	1.1.1内容	黑体	Arial	四号	不缩进	各0.2行		左对齐
标题4	1．内容	楷体	TimesNew Roman	四号	缩进2字符	各0.2行		左对齐
标题5	1) 内容	黑体	Arial	小四	缩进2字符	各0.2行		左对齐

注：(1)使用这种方法设置标题格式，是为了自动生成目录使用，一般生成到前三级。自动生成完的目录都会带有链接，同时按下“Ctrl+Shift+F9”可以去掉该链接；失去链接后的目录文字带有下划线，此时选中目录，然后按下“ ”即可去掉。目录格式也可以通过“ ”→“ ”设置。
(2)检查标题是否完整。最多生成到5级进行查看。
(3)标题末尾一定不要用标点符号。
2.表

(1)表标题在表体上方，与不能分开。表标题应设为自动更新。表标题格式字号应比正文字号小一号。
(2)表字格式单独设置。字号应比正文字号小一号。例如：宋体、Times New Roman、小五。注意表字行距、对齐方式、行高，不要太空。
(3)尽量使用三线表，即左、右及中间边线是空的。为了对齐可使用白颜色的的表线。样表见表1。
(4)正文中必须对文档中出现的表进行说明。
(5)注意表的对齐方式，尽量使用通栏表，如表1。
3.图

(1)文档中的图和图标题都必须放在四周边线是空白的表格中。注意：图标题放在图下方，图和图标题不是组合在一起的。表标题应设为自动更新。图字格式应单独设置。
(2)如果要使用word图时，不要直接在原文档中绘图，而是应该另外新建一个专门用来画图的文档，在这个文档中完成该图。然后再将该图复制后，通过选择“ ”中的“图片”进行粘贴，这样可放大缩小。注意图应设为“ ”。
(3)在word中画图时，若要在“ ”中插入文字时，必须设置文本框的内部边距上下左右均为0。
(4)如果要在文档中插入非word图，则必须将图所在的文件转换成PDF格式，然后将该PDF放大到400%时进行截图。截图若有边线或空边可通过设置图片 边距解决。
(5)正文中必须对文档中出现的图进行说明。
4.正文

(1)正文格式：字体：中文-宋体，英文-Times New Roman；字号：五号或小四；首行缩进2字符(中文)。可使用18-22磅固定行距。不自动更新。
(2)不使用自动编号系统！不使用“Tab”键！
(3)使用公式编辑器编辑的单独公式，行距使用“单倍行距”。
5.参考文献

参考文献按在正文中出现的先后次序列表于文后。文档的参考文献以[作者名 出版年]作为序号标识，如[2003王宜怀]、[2002Kegl]等。同时出现在正文与参考文献列表中。在撰写正式论文初稿的过程中，参考文献的标识方法与文档同。论文完成后，使用查找/替换方法，将文中的序号标识更换为正式序号，并对文后的参考文献的位置进行调整并排序。
文献类型标识：以单字母方式标识以下各种参考文献类型：专著[M]，论文集[C]，报纸文章[N]，期刊文章[J]，学位论文[D]，报告[R]，标准[S]，专利[P]；对于论文集中析出的文献，其文献类型标识用[A]；对于其他未说明文献类型，采用[Z]；对于数据库、计算机程序及电子公告等电子文献类型，使用[文献类型标识／载体类型标识]：如：联机网上数据库[DB／OL]，光盘图书[M／CD]，网上期刊[J/OL]，网上电子公告[EB/OL]；
格式举例：
(1)专著、论文集、学位论文、报告：[序号]主要责任者.文献题名[文献类型标识]．出版地：出版者，出版年，起止页码（任选）.
(2)期刊文章：[序号]主要责任者.文献题名[J]，刊名，年，卷（期）：起止页码.
(3)论文集中的析出文献：[序号]析出文献主要责任者.析出文献题名[A]．原文献主要责任者（任选）．原文献题名［C］ 出版地：出版者，出版年.析出文献起止页码.
(4)国际、国家标准：[序号]标准编号，标准名称[S]
(5)专利：[序号]专利所有者：专利题名[P]．专利国别：专利号，出版日期.
(6)电子文献：[序号] 主要责任者。电子文献题名[文献类型标识／载体类型标识]．电子文献的出处后可获得地址，发表或更新日期/引用日期（任选）.
6.其他

(1)列选中方法：按住“Alt”键的同时移动鼠标选中整列。
(2)一些特殊字符有中英文2种形式，如：αβγδμπ对比αβγθμπ。前者为英文形式，通过“ ”→“ ”→“ ”→“ ”→“ ”后，选择相应西文字符插入（必须注意：设置中英文字体不同）。
(3)大文档按章独立保存，小文档不分章。方法参阅：《Word 排版艺术》（侯捷著）“主文档视图”一节。
(4)上划线“ ”可通过公式编辑器方式解决，注意斜体与正体。要安装数学公式编辑器。
(5)若一些插入对象过高或过低，可固定行距，用字符升高或降低的方法解决。
(6)要安装PDF文件生成器，文档可生成PDF格式。
(7)正文不使用自动更新。
(8)注意“分节符”、“分页符”、“页眉”、“页脚”、“目录”等使用方法。